مراحل اساسی در مدیریت زمان

تعیین هدف: من می دانم برای چه تلاش می کنم.

اهداف کلی و اختصاصی خود را مشخص ساخته و برای خود مقصدهای شفاف و روشنی ایجاد کنید. اینکه بدانید برای چه تلاش می کنید بسیار بااهمیت و برانگیزاننده است.

برنامه ریزی: من به زمانبندی بسیار اهمیت می دهم.

با توجه به اهداف درنظر گرفته شده برنامه خود را تدوین کرده و بکوشید فعالیتهای فردایتان را همین امروز تنظیم و زمان بندی کنید.

تصمیم گیری: من مصمم به اجرای برنامه هایم هستم.

قطعاً پس از تعیین اهداف و بعد از برنامه ریزی و زمان بندی براساس هدف ها، باید به طور مصمم در راستای حرکت و اجرا قرار گرفت. مصمم بودن از اساسی ترین ویژگی های انسان های موفق است، ضمن آنکه شروع تغییرات در زندگی با شروع و یا عدم انجام یک تصمیم شکل می گیرد.

برای پرورش قدرت تصمیم خود، بهترین روش «تمرین و تکرار» و مهم ترین شاخص توان «نه گفتن» است.

اولویت بندی: من به طور جدی به اولویت ها معتقدم.

کارهایتان را براساس فوریت و اهمیت، فهرست کرده و بر مبنای آن اقدام کنید. سعی کنید در هر زمان، اولویت مشخص شده را باارزش ترین و مهم ترین فعالیت تلقی کنید تا اینکه ضمن برخورداری از تمرکز لازمه به حداکثر رضایت نیز برسید.

مکلف بودن: من موظف هستم.

خودتان را موظف کنید، تجربه نشان داده است که اصولاً آنگاه که مجبور و موظف باشید، بهتر، سریع تر و پرثمرتر کارهایتان را به انجام می رسانید و به همین دلیل است که گفته می شود: «وجود و طرح یک نیاز، نیازمند مرتفع شدن آن است.» در این زمینه استفاده از قانون معروف «کارایی اجباری» موثر است. این قانون بر این باور است که برای انجام امور هیچ گاه وقت به اندازه کافی وجود ندارد ولی برای انجام مهم ترین کارها، همیشه زمان کافی وجود دارد، فقط کافی است که اجبار داشته باشید.

پایبندی: من متعهد هستم.

به انجام تعهدات خود در زمان مقرر و تعریف شده، پایبند باشید و عمل کنید، برای این کار باید از خودتان به طور جدی و همه جانبه مایه بگذارید و کار کنید. پس بدون وقفه کار کنید و متوجه باشید که از خود مایه گذاشتن به خاطر آنچه که به ارایه، اجرا و انجام آن متعهد شده اید، از جمله اصول مهم اخلاقی ـ انسانی است که اثرات زیادی در افزایش کارآیی خواهد داشت.

خودباوری: من مطمئن هستم.

قدرتمندانه به خودتان باور و اعتماد داشته باشید. مطمئن باشید می توانید در زمان معین به اهداف مشخص خود برسید، وجود چنین باورهایی قدرتی عجیب و خارق العاده در سطوح جسمی، فکری و عاطفی شما ایجاد کرده و مانند موتوری پرشتاب و مولد شما را به حرکت و پویایی می کشاند.

آراستگی: من با سهولت به نتیجه می رسم.

اگر می خواهید زمان خود را کنترل و مدیریت کنید و کارهایتان را به درستی و بدون استرس و اضطراب به انجام برسانید، تردیدی نداشته باشید که رعایت اصول چیدمان، نظارت و آراستگی محیط فیزیکی کارتان از نقشی بسیار بااهمیت برخوردار است. امکان ندارد میز کارتان نامرتب، به هم ریخته و شلوغ باشد، ولی بتوانید زمان خود را مدیریت کنید. بنابراین سعی کنید محیط و محل کارتان همیشه مرتب، تمیز و منظم باشد. در این ارتباط تعدادی از
صاحب نظران مدیریت، استفاده از قانون چهار قسمتی «بیندازید، ارجاع دهید، عمل کنید، بایگانی کنید» را توصیه کرده و می گویند کارهایتان را بلافاصله تقسیم بندی کنید و پس از بررسی ببینید در کدام وضعیت قرار می گیرد، اگر قرار است به آن کار مشخص و موردنظر، توجهی نشود پس برگه ها و موارد مربوط به آن را از روی میز و محل کار خود جمع آوری کرده و دور بیندازید. اگر انجام آن عملیات و فعالیت با فرد یا قسمتی دیر از سازمان مرتبط است، آن را ارجاع دهید. اگر مربوط به خودتان است در راستای اجرای آن عمل کنید، و بالاخره اگر دیگر نیازی به فعالیت ندارد و یا فقط جهت اطلاع و استحضار است، پس از مطالعه آن را بایگانی کنید. توجه و رعایت چهار قسمت ذکرشده سبب می شود همیشه میز کارتان مرتب و آرامش بخش و محل کارتان زیبا و تمیز باشد.

تغییر: من به بازآفرینی و نوآفرینی مستمر معتقدم.

در چگونگی و نحوه به کارگیری محورهای مرتبط با مدیریت و راهبری زمان، هیچ گاه بر یک روش یا شیوه خاص پافشاری نکنید. اصرار بی جا و بی حد در هر موردی و همچنین نگاه انحصارطلبانه و تک بعدی بر روی هر مسأله ای و اینکه تصور شود هر موضوعی فقط یک راه حل دارد، علاوه بر اینکه توان خلاقیت و برنامه ریزی را از شما سلب
می کند، جز رنجش و محدودیت چیز دیگری به بار نخواهد آورد؛ پس به تغییر بیندیشید و سعی کنید همیشه در حال تغییر و تحول باشید. به بیان دیگر به بازآفرینی و نوآفرینی خود بپردازید، آگاه باشید که جهان و بشریت با سرعتی سرسام آور در حال تغییرند و اگر خودتان را از این قافله ای که هیچ گاه بازنمی ایستد، جدا کرده و یا فاصله بگیرید معلوم نیست به کجا برسید. بنابراین ضروری است که هرازگاهی به عقب برگشته و جنبه های مختلف زندگی را مرور کرده تا متوجه شویم که چه چیزی را می خواهیم و چه مواردی را مایلیم تغییر کند.

اعتدال: من اندیشمندانه تلاش می کننم.

بدانید برای چه کار می کنید، و برای چه زمان خود را مدیریت می کنید. برای دانستن چنین مواردی قبل از هر چیز لازم است زندگی، کار، تلاش و موفقیت را برای خود به صورت عقلایی و اندیشمندانه تعریف کنید تا اینکه به اعتدال برسید. یعنی به این نتیجه دست یابید که تمامی این موارد برای آن است که: «بهتر زندگی کنید نه اینکه خود را با کار و تلاش هلاک کنید».